O CEO precisa de um/uma Chief of Staff
O que há aqui para mim
Passas metade das reuniões a confirmar se as coisas foram feitas e há decisões paradas à espera de cinco minutos teus. O cansaço parece vir do volume de trabalho, mas muitas vezes vem de assuntos que nunca deviam ter chegado à tua mesa.
Vais conseguir separar o que precisas de saber do que precisas de decidir e perceber que tipo de apoio faz sentido na tua empresa, de uma boa assistente a uma Chief of Staff. Vais também saber como testar quem contratas e que sinais mostram, ao fim de uns meses, se esse apoio está a pagar-se.
Este é um artigo PRO. Uma leitura em profundidade para quem quer ir além da ideia rápida, compreender melhor o problema e levar daqui métodos, contexto e aplicação prática para decidir melhor na tua empresa.
Não é o tamanho da tua empresa que decide se precisas de ajuda para libertar o teu tempo. É a quantidade de assuntos que chegam até ti só porque a empresa aprendeu que é mais seguro perguntar-te a ti do que decidir sozinha.
Todos os dias chega à tua mesa uma mistura de coisas. Um contrato em revisão, uma reunião marcada com o banco, uma chamada de um cliente importante e uma decisão sobre alguém que vai sair da equipa.
Numa conversa recente, um CEO percebeu que tinha cerca de 20 horas de reuniões por semana. Quando olhou com atenção, viu que talvez metade desse tempo fosse gasto a confirmar se algo tinha sido feito, a perguntar por outro assunto ou a repetir uma conversa que já estava fechada.
O recurso mais caro da empresa estava a funcionar como sistema de acompanhamento. O problema não era falta de tempo. Era a falta de um sistema que não dependesse da memória de ninguém.
Visibilidade é saberes que algo está a acontecer, sem teres de agir. Há depois decisões reais que outra pessoa pode tomar sozinha, desde que existam limites claros: isso já não é visibilidade, é autonomia com regras.
Julgamento a sério só entra quando a tua experiência, o teu contexto ou a tua responsabilidade mudam mesmo o resultado: uma contratação crítica, uma negociação que define o ano, um conflito com um cliente estratégico. Se alguém consegue decidir com regras já definidas, o assunto pode subir ao responsável com autoridade dentro desse limite, não automaticamente até ao CEO ou à Chief of Staff.
Quando alguma coisa falha, a pergunta errada é: porque é que esta pessoa se esqueceu? A pergunta certa é: que sistema devia existir para isto não depender da memória dela, nem da minha?
Confundir estes três níveis é o que te prende ao dia a dia. Achas que, porque deves saber que o advogado ligou, também tens de ser tu a responder-lhe.
É aqui que começa a fazer sentido ter alguém ao lado do CEO. Para muitos CEOs uma boa PA já resolve uma parte importante do problema, outros precisam de uma EA com mais autonomia e autoridade. Quando a função exige contexto empresarial, capacidade para trabalhar entre áreas e antecipação das decisões do CEO, começa a justificar-se uma Chief of Staff.
Ainda assim, a função de Personal Assistant, Executive Assistant ou Chief of Staff faz só parte deste sistema. Não é o sistema inteiro. O que resolve o problema a sério é a empresa produzir menos assuntos deste tipo, não só geri-los melhor.
Quando tudo passa por ti
Não separar estes níveis custa pouco no início. Há uma fase em que ser o centro de tudo parece natural, até bom: os clientes conhecem-te, o banco liga-te, a equipa pergunta-te antes de decidir, mesmo quando não precisava.
Estares ocupado não é o verdadeiro problema. O problema começa quando a empresa aprende que o caminho mais seguro é sempre passar por ti, em vez de decidir dentro de limites claros. O sistema fica dependente da tua memória e da tua disponibilidade, e isso tem nome: dependência cara.
Há um exercício simples que costumo recomendar. Durante uma ou duas semanas, regista tudo o que te exige alguma intervenção: decisões, pedidos de aprovação, perguntas, confirmações, exceções, seguimentos, problemas que sobem até ti. Sem julgar nada enquanto escreves.
Depois olha para cada linha. Há vários destinos possíveis: alguns assuntos deviam deixar de existir através de uma regra, outros podiam ser entregues de vez a um diretor ou membro da equipa, nalguns só precisas de visibilidade, e outros justificam mesmo trabalho de PA, EA ou Chief of Staff. Só uma parte deve continuar a exigir o teu julgamento direto.
A solução não é só contratar alguém para gerir melhor tudo o que te chega, é também fazer com que muitas dessas coisas deixem de subir.
Onde acaba a assistente
Só que o nome da função muda bastante o que podes esperar dela. Personal Assistant, Executive Assistant e Chief of Staff não são a mesma coisa, mas também não são degraus obrigatórios de uma carreira. São três níveis de ajuda diferentes.
Uma Personal Assistant já é um bom investimento. Tira-te de cima a logística, a agenda, as marcações, as viagens e outras tarefas que não justificam o teu tempo.
Mas há um limite: quando precisas de alguém que te represente perante a organização, acompanhe diretores e tenha autoridade para agir em teu nome, a função muda de figura.
Uma Executive Assistant vai mais longe. Protege o teu tempo, acompanha compromissos, prepara informação, filtra parte do que chega até ti e já decide pequenas coisas sem te perguntar.
Uma Chief of Staff acrescenta outra camada. Conhece o teu contexto e o da empresa em profundidade, prepara decisões, acompanha temas que atravessam várias áreas e resolve sozinha parte dos problemas antes de estes te chegarem.
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