O custo de continuar igual

Muitas PMEs ainda olham para a tecnologia como um investimento opcional, quase um projeto para “quando houver tempo”. O problema é que o custo maior não está na compra. Está no atraso, no trabalho repetido, na decisão tomada tarde e no talento gasto em tarefas que já deviam estar automatizadas.

Há uma pergunta que muitos CEOs fazem mal:

“Quanto custa adotar tecnologia?”

Percebo a lógica. É prudente, é gestão, mas em muitos casos já não é a pergunta certa. A pergunta certa é outra:

Quanto custa continuar igual?

Custa mais do que parece e o pior é que esse custo raramente aparece com nome próprio numa linha do orçamento. Não vem descrito como “dinheiro perdido por atraso” ou “margem destruída por burocracia”. Vai-se espalhando pela empresa e, como se tornou normal, quase ninguém o vê.

Começa em coisas pequenas. Um ficheiro que vai por email, é corrigido por três pessoas e regressa com outra versão. Um pagamento que não foi cobrado a tempo porque ficou perdido no meio do mês. Um balancete que chega tarde e transforma a gestão numa tentativa de decidir com o retrovisor. Um diretor comercial que liga por intuição porque ninguém lhe mostrou, com dados, quais os clientes que estão a fugir do padrão.

Nada disto parece dramático isoladamente, mas junto pesa.

Há empresas onde pessoas bem pagas passam parte da semana a fazer trabalho de secretária melhorada, a procurar ficheiros, a cruzar folhas de cálculo, a confirmar números e a repetir tarefas que um sistema razoável podia tratar mais depressa e com menos erro. O custo não é só salarial. É estratégico. Estás a usar gente com experiência para fazer trabalho que não acrescenta valor.

Na gestão financeira isto é particularmente grave. Se a empresa continua a depender de processos manuais para pagamentos, cobranças, reconciliações e leitura da tesouraria, o CEO não está apenas menos eficiente. Está mais cego. E um líder que vê tarde decide tarde. Às vezes decide mal, não por incompetência, mas porque a informação chegou quando já vinha estragada pelo tempo.

Também nas pessoas o custo é real. Há empresas que fazem avaliações em Word, guardam-nas numa pasta e fingem que aquilo é gestão de talento. Não é. É arquivo. RH continua enterrado em tarefas administrativas, o feedback chega tarde e decisões importantes ficam desligadas dos dados que interessam.