A pergunta que devia travar muitas contratações

Há uma pergunta que devia aparecer antes de quase todas as vagas numa PME. Não é "temos budget?" nem "conhecemos alguém bom?". É mais incómoda:

"já fizemos tudo o que podíamos antes de contratar?"

A maioria das equipas não faz esta pergunta. Fazem outra, mais fácil: "quando é que a pessoa nova começa?".

A diferença não é semântica. A primeira obriga a área a provar que a vaga é necessária, não com a pressão do dia, mas com o que já foi tentado, o que continua bloqueado e o resultado concreto que a nova pessoa vai trazer. Dizer que há muito trabalho não chega.

O que "tudo" quer dizer aqui? Espremer as pessoas até ao limite não é isso. A questão é testar três coisas antes de abrir a vaga.

A primeira: que tarefas podem simplesmente acabar. Muitas equipas estão sobrecarregadas de coisas que já ninguém precisa, não de falta de trabalho. Relatórios produzidos por hábito, aprovações que existem porque sempre existiram.

A segunda: que trabalho pode ser redistribuído. Muitas vezes o desequilíbrio vem da organização, não da falta de pessoas. Quando se lista o trabalho por pessoa e por área, aparecem sobreposições que ninguém queria admitir.

A terceira: que responsabilidades precisam de ficar mais claras. Funções mal definidas criam trabalho que não se sabe de quem é. Contratar alguém para herdar essa ambiguidade tende a amplificar o problema que já lá estava.

Conheci uma equipa que pedia uma terceira pessoa com insistência há meses. Quando finalmente fizemos o exercício de listar o trabalho, encontrámos reuniões sem utilidade real, pedidos duplicados com outra área e várias tarefas feitas por hábito que ninguém sabia bem para que serviam. Redistribuíram as responsabilidades e a vaga deixou de fazer sentido, pelo menos naquele momento.

Isto não é um argumento contra contratar. Há vagas que devem ser abertas, crescimento que precisa de pessoas novas e capacidade que simplesmente não existe dentro da empresa. Mas uma vaga fica mais forte quando nasce depois de se limpar o trabalho inútil, clarificar quem faz o quê e perceber o resultado esperado com precisão.