A vaga que a tua empresa não devia abrir

A equipa está a abarrotar. Os clientes esperam há dias por uma resposta, os prazos apertam e o diretor aparece na reunião com cara de quem já não aguenta mais. Abrir uma vaga parece o passo responsável, quase a única coisa decente a fazer.

Talvez a pergunta certa não seja "quem vamos contratar?", mas "porque é que isto só se resolve com mais uma pessoa?".

A pressão é verdadeira, na maioria das vezes. Só que pressão não prova falta de gente. Prova que alguma coisa deixou de funcionar e nem sempre é o número de pessoas.

Na minha experiência, boa parte da sobrecarga vem de trabalho mal organizado, não de falta de mãos. A empresa tenta resolver com uma contratação aquilo que devia resolver com mais organização. É a forma mais cara de adiar um problema de gestão.

Antes de abrir a vaga, há três sinais que vale a pena olhar:

O primeiro: a equipa não consegue apontar uma única tarefa que podia deixar de fazer. Quando tudo parece essencial, raramente é porque tudo é mesmo essencial. É porque ninguém parou para perguntar.

Depois há o trabalho feito a dobrar. Duas áreas tratam do mesmo relatório ou pedem os mesmos dados ao cliente. Cada uma só vê o seu lado, por isso ninguém dá pela sobreposição.

O terceiro custa mais a admitir: a função da nova pessoa ainda não cabe numa página. Se não consegues descrever o que ela vem fazer, com um resultado e um prazo, ainda não sabes o que procuras e acabas por contratar quem te impressionou na entrevista, que não é o mesmo que quem a empresa precisa.

Já vi isto de perto. Uma área pediu reforço com números que pareciam lógicos. Bastaram três semanas a olhar para o fluxo de trabalho para perceber que quase 20 por cento do tempo da equipa ia para tarefas duplicadas com outra área e relatórios que a maioria das pessoas nem abria.

Redistribuíram-se as responsabilidades. No fim contratou-se uma pessoa em vez de duas, com a função definida ao milímetro.

Contratar neste contexto dá alívio durante umas semanas. A pressão passa, mas a pessoa fica. Com ela fica o custo fixo e o que era desorganização passa a ser uma despesa permanente, sem que ninguém tenha tocado na causa.